Privacy Verklaring Coach – Counsellor Jan van Eck

Privacy verklaring – Privacybeleid praktijk J.J.M. Van Eck (JAN VAN ECK COUNSELLING)

De inwerkingtreding van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) op 25 mei 2018 heeft consequenties voor het beheer van toevertrouwde gegevens. Met deze privacyverklaring beoog ik inzicht te geven in de soort informatie die bewaard wordt, hoe die opgeslagen wordt en hoe die beveiligd is.

Vastgelegde gegevens

  • Gegevens die worden beheerd in het kader van JAN VAN ECK COUNSELLING bestaan uit:
  • Naam, adres, woonplaats
  • Telefoonnummers, zowel vaste verbinding alsook mobiele telefoon
  • Mailadres
  • Door J.J.M. Van Eck tijdens de sessies gemaakte gespreksverslagen
  • E-mailcorrespondentie

Wijze van vastleggen

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummers en emailadressen worden elektronisch opgeslagen in een z.g. contactenbestand op mijn computer. Kopieën van dit bestand staan opgeslagen op mijn externe harde schijf.
Emailcorrespondentie wordt eveneens vastgelegd op bovengenoemde wijze net als de gespreksverslagen.

Beveiliging van toevertrouwde gegevens

Mijn computer is met een wachtwoord beveiligd en is ondergeschikt aan met aparte wachtwoorden beveiligde modems.
Papieren informatie ligt in een afgesloten kluis, die niet voor derden toegankelijk is.

Bewaartermijnen

De bewaartermijn voor vastgelegde gegevens is gelijk aan de duur van de behandelrelatie. Bij beëindiging daarvan wordt alle informatie vernietigd. Als onduidelijkheid bestaat of de relatie nog actief is wordt na maximaal 1 jaar alle informatie vernietigd.

Wijze van vernietiging

Vernietiging van elektronisch vastgelegde gegevens vindt plaats door handmatig verwijderen van de gegevens uit het contactenbestand.
De in de computer opgeslagen emailcorrespondentie wordt handmatig verwijderd.
Papieren informatie wordt middels een shredder vernietigd.

Recht op ‘vergeten worden’

Als om welke reden dan ook de vernietiging van persoonlijke gegevens verlangd wordt, volstaat een verzoek daartoe middels een email aan jan1van2eck3@gmail.com. Na ontvangst zal alle informatie worden vernietigd, voor zover niet strijdig met overige wetgeving (bijvoorbeeld bewaarplicht fiscus).

Inzage van gegevens

Jan (J.J.M.) Van Eck verstrekt desgewenst inzage in de vastgelegde gegevens.

Niet verhandelbaarheid van data

Alle vastgelegde data zullen niet aan derden verkocht worden. Aan derden wordt geen inzage verleend.

Toestemming vastleggen beeldmateriaal

Bij toezending van beeldmateriaal (foto’s, video’s e.d.) is een expliciete toestemming vereist voor het opslaan van dat materiaal. Indien deze ontbreekt wordt beeldmateriaal bij ontvangst terstond vernietigd.

Toestemming vastleggen gespreksverslagen

Tijdens de sessies kan door cliënten gedeelde informatie (geen enkele uitgezonderd) opgenomen worden in een gespreksverslag. Vooraf wordt schriftelijk toestemming gevraagd. Zonder deze toestemming wordt de behandelrelatie beëindigd en alle reeds in bezit zijnde informatie vernietigd.

Contact

J.J.M. Van Eck
Krammer 42
2401 DK  Alphen aan den Rijn
E-mail: jan1van2eck3@gmail.com
Telefoon: +31617781668

Privacyverklaring

Praktijk J.J.M. Van Eck (JAN VAN ECK COUNSELLING)

Met de inwerkingtreding van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) op 25 mei 2018 gelden duidelijke regels voor het zorgvuldig beheren van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt toegelicht welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, hoe deze worden opgeslagen en beveiligd, en welke rechten cliënten hebben.

1. Welke gegevens worden verwerkt?

Binnen JAN VAN ECK COUNSELLING worden uitsluitend gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de begeleiding. Het gaat om:

  • Persoonsgegevens: naam (voornaam)

  • Contactgegevens: telefoonnummer(s) en/of e-mailadres

  • Gespreksverslagen: door J.J.M. Van Eck gemaakte notities na sessie(s)

  • E-mailcorrespondentie tussen cliënt en praktijk

2. Hoe worden deze gegevens vastgelegd?

  • Persoons- en contactgegevens worden opgeslagen in een elektronisch contactenbestand op de computer van de praktijk.

  • Een back-up van dit bestand staat op een externe harde schijf.

  • E-mailcorrespondentie wordt op dezelfde wijze digitaal opgeslagen.

3. Beveiliging van gegevens

  • De computer van de praktijk is beveiligd met een wachtwoord en verbonden via met wachtwoorden beveiligde modems.

  • Fysieke documenten worden bewaard in een afgesloten kluis die niet toegankelijk is voor derden.

4. Bewaartermijnen

  • Persoonsgegevens worden bewaard voor de duur van de behandelrelatie.

  • Zodra de behandelrelatie eindigt, worden alle gegevens vernietigd.

  • Als onduidelijk is of de relatie nog actief is, worden gegevens na maximaal 6 maanden alsnog vernietigd.

5. Vernietiging van gegevens

  • Digitale gegevens (contactenbestand, e-mails, gespreksverslagen) worden handmatig verwijderd.

  • Papieren documenten worden vernietigd met een shredder.

6. Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’)

Cliënten kunnen op elk moment verzoeken om verwijdering van hun gegevens.
Een verzoek kan worden ingediend via: jan1van2eck3@gmail.com.
Alle informatie wordt vervolgens verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht) dit verhinderen.

7. Inzage in gegevens

Op verzoek geeft J.J.M. Van Eck inzage in alle geregistreerde persoonsgegevens die over de cliënt zijn vastgelegd.

8. Geen verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden niet verkocht, gedeeld of doorgegeven aan derden.
Derden krijgen geen toegang tot opgeslagen gegevens.

9. Toestemming voor beeldmateriaal

Bij het toesturen van foto’s, video’s of ander beeldmateriaal is expliciete toestemming vereist om dit op te slaan.
Ontvangen beeldmateriaal zonder toestemming wordt direct vernietigd.

10. Toestemming voor gespreksverslagen

Tijdens sessies gedeelde informatie kan worden vastgelegd in een gespreksverslag.
Aan het begin van elke sessie wordt stilzwijgend toestemming gegeven voor het opnemen van gedeelde informatie in dit verslag.
Wanneer deze toestemming niet wordt verleend, kan de behandelrelatie niet worden voortgezet en worden alle bestaande gegevens verwijderd.

11. Contactgegevens

J.J.M. Van Eck
Krammer 42
2401 DK Alphen aan den Rijn
E-mail: jan1van2eck3@gmail.com
Telefoon: +31 6 17781668